Oh, hatte ich gelesen am Smartphone, aber dann nicht mehr dran gedacht.
Am Wichtigsten ist eine ToDo-Liste mit grober Zeiteinteilung, wann was gemacht werden muss. Dann vergisst man nichts. Am Anfang braucht es eine Kalkulation. Die maßgeblichen Kostenpunkte sind Location, Verpflegung, deine eigenen Kosten (Verpflegung, Sprit etc.), Versicherung, Material (Klopapier, Kerzen, Heftklammer, Reißzwecken, Feuerholz etc.), Plotgegenstände. Zur Sicherheit würde ich an diesem Punkt noch einen Puffer einplanen. Wenns dir lieber ist, kannst du einen eventuell entstehenden Überschuss am Ende in Goodies für die Spieler investieren. Es kommt immer noch ein vergessener Kostenpunkt dazu. Dafür brauchts den Puffer: Um das Eichhörnchen abzufangen.
Einnahmen sind nur die Beiträge deiner Spieler. Da am Besten mit der ersten Staffel rechnen. Es ist schon genug Risiko von einer ausgebuchten Veranstaltung auszugehen.
Zur Teilnehmerliste:
Eine schnöde Excel-Liste mit den Spielerdaten (Kontakt, voller Name, Anmeldedatum: besser mehr Daten als zu wenig). Zwei verschiedene Farben für angemeldet und bezahlt. Immer eine Summe bilden, damit dir die Liste direkt ausrechnet, was auf deiner Haben-Seite schon da ist und wie die Kostendeckung der Veranstaltung aussieht.
Bei den Ausgaben immer direkt in die Liste eintragen, was angefallen ist. Auch kleinere Beträge nicht unter den Tisch fallen lassen. Das summiert sich. Ich habe dabei immer sofort mit der Einnahmenliste abgleichen lassen, damit ich wusste, wie die Kostendeckung aussieht. Und Belege aufheben!
Du musst mit 10% Absagen rechnen. Mindestens. Zumindest hier
Um das zu decken ist eine Warteliste wünschenswert. Eine Klausel in den AGB, dass die Spieler bei Absage von ihrer Seite ihren Teilnehmerbeitrag zurück bekommen, wenn ihr Platz neu vergeben wird, bringt dich auf die sichere Seite. Ob du einen eventuell entstehenden Überhang dazu nutzt, ihnen ihren Beitrag zurückzuzahlen, auch wenn der Platz nicht neu vergeben wurde, das ist dann eine Sache von Kulanz.
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